Mehr Funktionen, mehr Möglichkeiten, mehr Einstellungen, das klingt doch erst einmal gut, oder?
Klar. Schließlich möchte niemand eine Software kaufen und kurz danach feststellen, dass etwas Wichtiges fehlt.
Also liegt es nahe, sich für eine Lösung zu entscheiden, die möglichst viel kann und möglichst viele Anforderungen abdeckt.
Und irgendwann stellt man fest:
Viel können heißt nicht automatisch, das Richtige können.
Wenn die Software am Bedarf vorbeigeht
Auf dem Papier kann eine umfangreiche Software beeindruckend aussehen.
Doch im Betrieb zählt nicht, was theoretisch alles möglich ist. Es zählt, was die Mitarbeiter tatsächlich jeden Tag damit machen müssen.
Wenn die Funktionen, die im eigenen Arbeitsablauf gebraucht werden, nicht richtig abgebildet werden können, wird die Software schnell zur zusätzlichen Arbeit.
Dann werden Daten doppelt erfasst, Arbeitsschritte über Umwege gelöst oder Excel-Listen bleiben trotzdem bestehen.
Das ist frustrierend. Vor allem dann, wenn man eigentlich eine Lösung angeschafft hat, um genau solche Umwege loszuwerden.
Erst den Arbeitsablauf anschauen, dann die Software
Deshalb sollte die Frage nicht lauten:
„Welche Software kann möglichst viel?“
Sondern:
„Was muss in unserem Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren?“
Welche Informationen werden gebraucht?
Wer arbeitet damit?
Welche Schritte wiederholen sich jeden Tag?
Wo entstehen heute unnötige Arbeit oder doppelte Eingaben?
Und was fehlt in der bestehenden Lösung?
Erst wenn diese Fragen klar sind, wird deutlich, welche Lösung im Alltag wirklich weiterhilft.
Denn jeder Betrieb arbeitet ein bisschen anders. Was für das eine Unternehmen unverzichtbar ist, kann für das nächste völlig nebensächlich sein.
Nicht alles neu machen
Und manchmal stellt sich dabei heraus: Es braucht gar kein neues System.
Vielleicht funktioniert die bestehende Software grundsätzlich gut. Es fehlt nur eine bestimmte Funktion. Oder ein Ablauf, der bisher über Excel, E-Mail oder andere Hilfslösungen läuft, soll direkt im bestehenden System abgebildet werden.
Dann kann eine gezielte Erweiterung sinnvoller sein, als ein kompletter Wechsel.
Das bestehende System bleibt erhalten. Die Mitarbeiter müssen sich nicht an eine völlig neue Oberfläche gewöhnen. Und trotzdem lässt sich genau die Lücke schließen, die im Alltag bisher Probleme macht.
Software sollte sich an den Arbeitsalltag anpassen, nicht der Arbeitsalltag an die Software.