Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Umfrage-Tool innerhalb der Webanwendung ThekeOffice. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

1. Verantwortlicher

SoftwareTheke GmbH
An der Steig 9
88483 Burgrieden
Deutschland

Tel.: +49 151 175 426 73
E-Mail: info@software-theke.de

Weitere Informationen entnehmen Sie gerne unserem Impressum. 

2. Gegenstand der Anwendung

ThekeOffice ist eine webbasierte Anwendung zur Erstellung, Durchführung und Auswertung von Online-Umfragen für Organisationen wie Vereine, Schulen, Feuerwehren oder Unternehmen.

Die Anwendung richtet sich an:

• registrierte Nutzer, die Umfragen erstellen und auswerten (nachfolgend „Umfrage-Ersteller“)
• Teilnehmer, die über einen bereitgestellten Link an einer Umfrage teilnehmen

3. Rollenverteilung nach DSGVO

3.1 Umfrage-Ersteller

Der jeweilige Umfrage-Ersteller ist allein Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Umfrageteilnehmer.
Dies betrifft insbesondere:

• die Auswahl der abgefragten Daten
• die Rechtsgrundlage der Verarbeitung
• die Information der Teilnehmer gemäß Art. 13 DSGVO

3.2 SoftwareTheke GmbH

Die SoftwareTheke GmbH verarbeitet die Daten der Umfrageteilnehmer ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Umfrage-Erstellers und ist insoweit Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Mit den Umfrage-Erstellern wird ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

4. Registrierung und Nutzung durch Umfrage-Ersteller

Zur Nutzung von ThekeOffice ist eine Registrierung erforderlich. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Name des Nutzers
• Name der Organisation
• Zugangsdaten (Login)

Zweck:
Bereitstellung und Verwaltung des Nutzerkontos, Erstellung und Auswertung von Umfragen.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5. Teilnahme an Umfragen

5.1 Keine Registrierung für Teilnehmer

Die Teilnahme an Umfragen erfolgt ohne Nutzerkonto. Teilnehmer erhalten einen individuellen Umfrage-Link vom jeweiligen Umfrage-Ersteller (z. B. per E-Mail oder Messenger). Der Versand erfolgt nicht über ThekeOffice.

5.2 Verarbeitete Daten von Umfrageteilnehmern

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, bestimmt ausschließlich der Umfrage-Ersteller durch die Gestaltung der Umfrage.

Typische Datenkategorien können sein:

• Freitextangaben
• Auswahlfelder (Multiple Choice)
• Matrix-Abfragen (z. B. Schichtpläne, Verfügbarkeiten)
• ein sogenanntes Indikatorfeld (z. B. Name, Mitgliedsnummer oder andere Kennung)

Die Nutzung der Umfrage kann – je nach Gestaltung – auch anonym erfolgen.

Zusätzlich wird nach dem Absenden der Umfrage ein Rückkehr-Code generiert, mit dem Teilnehmer ihre Eingaben erneut aufrufen können.

5.3 Zweck der Verarbeitung

• Durchführung der Umfrage
• Vermeidung von Überbelegungen bei kontingentierten Abfragen
• Auswertung der Ergebnisse durch den Umfrage-Ersteller

6. Auswertung und Zugriff auf Daten

Die eingegebenen Umfragedaten werden in ThekeOffice gespeichert und können vom Umfrage-Ersteller:

• einzeln
• sowie in aggregierter Form

ausgewertet werden.

Die SoftwareTheke GmbH hat technisch bedingt Zugriff auf die Daten, nimmt diesen jedoch ausschließlich bei berechtigtem Anlass wahr (z. B. Support, Fehleranalyse) und nur im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

7. Hosting und technische Sicherheit

Hosting

ThekeOffice wird von:

IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur

gehostet.

Dabei können personenbezogene Daten (z. B. IP-Adressen in Server-Logfiles) verarbeitet werden.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO wurde geschlossen.

Datenschutzhinweise von IONOS:
https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy
 

Verschlüsselung

Die Übertragung sämtlicher Inhalte erfolgt mittels SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

8. Protokoll- und Statusdaten

Bei der Nutzung des ThekeOffice Umfrage-Tools werden aus Sicherheits- und Stabilitätsgründen automatisch bestimmte Protokolldaten verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL bzw. Anfrage
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Betriebssystem

Diese Daten werden in Server-Logfiles gespeichert und dienen ausschließlich der Gewährleistung des technischen Betriebs, der IT‑Sicherheit (z.B. Erkennung und Abwehr von Angriffen) sowie der Fehleranalyse. Eine Zusammenführung mit Umfrageinhalten oder anderen Datenbeständen zu Profilbildungszwecken findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung eines sicheren und störungsfreien Betriebs unseres Online-Angebots

9. Speicherdauer

Umfragen und Umfrageergebnisse werden bis zur Löschung durch den jeweiligen Umfrage-Ersteller gespeichert. Mit der Löschung einer Umfrage werden sämtliche zugehörigen Daten und Auswertungen unwiederbringlich gelöscht.

Nutzerkontodaten von Umfrage-Erstellern werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Server-Logfiles (Protokolldaten) werden aus Sicherheitsgründen für maximal 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Eine längere Speicherung erfolgt nur in Einzelfällen, soweit dies in Zusammenhang mit sicherheitsrelevanten Vorfällen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist

10. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich:

• an Auftragsverarbeiter (Hosting)
• im Rahmen der Weisungen des Umfrage-Erstellers

Eine Übermittlung an Dritte zu eigenen Zwecken erfolgt nicht.

Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken der SoftwareTheke GmbH findet nicht statt.

11. Cookies und ähnliche Technologien im Umfrage-Tool

Im Rahmen der Nutzung des ThekeOffice Umfrage-Tools setzen wir ausschließlich technisch erforderliche Cookies bzw. vergleichbare Technologien ein. Diese sind notwendig, um die Funktionsfähigkeit des Dienstes sicherzustellen (z.B. Session-Erhaltung, Sicherstellung von Formularübermittlungen, Schutz vor Missbrauch).

Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser technisch erforderlichen Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines stabilen und sicheren Online-Dienstes.

Es findet kein Einsatz von Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Einbindung externer Tracking-Dienste (z.B. Webanalyse-Tools) im Rahmen des Umfrage-Tools statt.

12. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht:

• auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO gestützt werden (Art. 21 DSGVO),
• auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) sowie
• auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für Baden‑Württemberg ist dies z.B. der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden‑Württemberg (LfDI BW).

Zuständigkeit im Rahmen des Umfrage-Tools

• Für Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit einzelnen Umfragen (Inhalte der Umfrage, abgefragte Informationen, Auswertung) ist der jeweilige Umfrage-Ersteller Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Betroffene Personen (Umfrageteilnehmer) richten ihre Anfragen und Rechtegesuche daher bitte unmittelbar an den entsprechenden Umfrage-Ersteller.
• Soweit wir selbst Verantwortlicher sind, insbesondere bei der Verwaltung und Nutzung von Nutzerkonten für Umfrage-Ersteller (z.B. Stammdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten), können Sie Ihre Rechte direkt gegenüber der SoftwareTheke GmbH unter den oben genannten Kontaktdaten geltend machen.

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung unterstützen wir die Umfrage-Ersteller bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen nach Art. 15–22 DSGVO, soweit dies technisch und vertraglich vereinbart ist.

13. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit anpassen, etwa bei technischen Änderungen der App oder rechtlichen Entwicklungen. Es gilt stets die hier veröffentlichte aktuelle Version.